Journalist en uitgever, leverancier en klant
Een journalist kan baat hebben bij Algemene voorwaarden om zijn onderhandelingspositie tegenover exploitanten te versterken. Werken volgens Algemene voorwaarden, ook wel Publicatievoorwaarden of Leveringsvoorwaarden genoemd, betekent dat de freelance journalist van tevoren aan een afnemer kenbaar maakt onder welke voorwaarden hij zijn diensten levert.
De belangrijkste reden om Algemene voorwaarden te hanteren is het afwenden van risico’s en het beperken van conflicten. Algemene zaken als levertijd, tussentijdse wijziging van opdracht, vrijwaring tegen aansprakelijkheid, auteurs- en gebruiksrecht, betalingsverplichting en betalingstermijn, en de afwikkeling van geschillen kunnen in Algemene voorwaarden worden geregeld. Zogenoemde ‘kernbedingen’ – zoals het honorarium – horen niet in algemene voorwaarden thuis, maar in de ‘overeenkomst van opdracht‘ (mondeling of schriftelijk overeen te komen).
Een freelance journalist kan op veel plekken Algemene voorwaarden vinden: onder meer bij de Kamer van Koophandel, bij FNV Zelfstandigen, en bij Platform Zelfstandige Ondernemers. Om het journalisten makkelijk te maken heeft de Auteursbond eigen Algemene voorwaarden opgesteld die direct aansluiten bij de beroepspraktijk van vrije schrijvers.
Goed gebruik
De Algemene voorwaarden zijn pas geldig wanneer ze onderdeel zijn van een overeenkomst. Dit betekent dat je voorafgaand aan, of uiterlijk bij het tot stand komen van een overeenkomst, de voorwaarden van toepassing moet verklaren. Dat kan door iets als het volgende aan je opdrachtgever te schrijven: “Op alle met mij gesloten overeenkomsten en op al mijn offertes en aanbiedingen zijn mijn algemene voorwaarden van toepassing. Een exemplaar van deze voorwaarden treft u hierbij aan.” Het volstaat dus niet om pas onderaan een factuur te vermelden dat op je werk Algemene voorwaarden van toepassing zijn. Je moet de afnemer een redelijke mogelijkheid bieden om van de Algemene voorwaarden kennis te nemen. Stuur bij een offerte altijd een kopie of pdf van je leveringsvoorwaarden mee. In onderling overleg kunnen onderdelen van Algemene voorwaarden worden aangepast.
Als een afnemer wel de gelegenheid heeft gekregen om kennis te nemen van je Algemene voorwaarden, maar dat heeft nagelaten, is hij er toch aan gebonden.
Calimero-actie
Wat voor de afnemer geldt, geldt ook voor de leverancier. Grote uitgevers hanteren hun eigen voorwaarden. Freelancer Nick Kivits spaart ze en legt de addertjes onder het gras prima uit op de website freelancevoorwaarden.nl – mede mogelijk gemaakt door een bijdrage van Lira Auteursfonds Reprorecht. Het eerste struikelblok: geldig zijn de voorwaarden die als eerste van toepassing zijn verklaard, wat tot gevolg heeft dat freelancers vaak aan het kortste eind trekken. Te meer daar in de algemene voorwaarden die grote uitgevers hanteren vrijwel altijd staat dat de voorwaarden van de wederpartij uitdrukkelijk van de hand worden gewezen.
Uiteraard sta je soms voor de lastige afweging of het vasthouden aan je eigen Algemene voorwaarden een onaanvaardbaar risico meebrengt dat de opdrachtgever het werk aan een ander gunt. Soms zal je er in verband daarmee misschien van af zien je Algemene voorwaarden van toepassing te verklaren. Ook in zo’n situatie kunnen de Algemene voorwaarden echter nuttig zijn als checklist. Kijk en vergelijk: leg de Auteursbondvoorwaarden naast de voorwaarden van de uitgever. Probeer in onderling overleg de publicatievoorwaarden aan te passen. En als dat strandt, kan soms maar één conclusie de juiste zijn: misschien is het maar beter ook dat de beoogde publicatieovereenkomst niet gesloten wordt.