Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens staat helder toegelicht in welke gevallen een zzp’er wel en in welke gevallen een zpp’er géén BSN-nummer aan de inhoudingsplichtige (uitgever, opdrachtgever) hoeft te verstrekken, in het kader van de renseigneringsverplichting.

Wel BSN opgeven aan opdrachtgever

Een zzp’er moet het BSN aan de opdrachtgever doorgeven in de volgende situaties:

• Je factureert zonder vermelding van btw. Bijvoorbeeld omdat je vrijgesteld bent van btw
• Je factureert niet

Je opdrachtgever heeft dan een renseigneringsverplichting. De opdrachtgever is dan wettelijk verplicht deze gegevens te verstrekken aan de Belastingdienst: je BSN, het bedrag van de uitbetaling, je naam, adres en geboortedatum.

Geen BSN opgeven aan opdrachtgever

Een zzp’er hoeft het BSN niet aan de opdrachtgever te verstrekken in de volgende situaties:

• Je factureert met vermelding van btw
• Je opdrachtgever is niet inhoudingsplichtig

Je opdrachtgever heeft dan geen renseigneringsverplichting en heeft je BSN dus niet nodig. Je opdrachtgever is dan wel verplicht op verzoek van de Belastingdienst deze gegevens te verstrekken: gegevens over de betaling, je naam, adres, en geboortedatum.

Los van deze twee situaties levert de renseigneringsverplichting een probleem op wanneer je verplicht wordt te gaan factureren om je royalties te kunnen ontvangen– waar  in het verleden voor het uitkeren van royalties door de auteur/ vertaler geen facturering nodig was en een directe actie van de uitgever werd gevraagd. Facturering betekent immers dat je ook geen bezwaar meer maakt tegen de berekening van de royalties en de transparantieverplichting van de uitgever kan worden omzeild.

Leven van de pen betekent administratie als ondernemer, en in sommige gevallen komt daar de omzetbelasting of btw aan te pas. Hoewel veel creatief werk is vrijgesteld van btw-heffing, geldt dat niet voor commercieel bijklussen. Dit artikel geeft een globaal overzicht van de btw-opties voor de beroepsgroepen binnen de Auteursbond. Het artikel beoogt basiskennis over te dragen. Dit is geen financieel advies, daar kun je voor terecht bij je boekhouder of accountant.

Wanneer is een schrijver btw-plichtig?

Stel, je schrijft misdaadromans, filmscenario’s of jeugdboeken en je inkomsten bestaan uit voorschotten, royalty’s en de collectieve uitkeringen van Lira. Dan heb je wegens de vrijstelling voor schrijvers en anderen geen btw-verplichtingen, ook niet over de vergoeding van optredens in bibliotheken of scholen die gebaseerd zijn op je eigen werk. Het kan anders worden als je voor bedrijven een bijdrage levert aan het jaarverslag, je eigen boeken verkoopt tijdens lezingen of redactiewerk doet voor een uitgeverij. Nog wat van zulke btw-plichtige klussen zijn adviezen geven, reclameteksten schrijven of tegen vergoeding optreden in een tv-quiz.

De Belastingdienst heeft gedetailleerde lijsten van wat wel en niet onder de btw-plicht valt, maar je kunt het meestal zelf wel bedenken. Creatief werk is vrijgesteld, handel en dienstverlening zijn btw-plichtig, meestal voor het hoge tarief van 21 procent en soms voor het lage tarief van 9 procent zoals bij boekenverkoop.

Is het voordelig of nadelig om ondernemer voor de btw te zijn?

Btw-plichtig zijn betekent administratieve lasten, maar ook de gelegenheid om de btw op je inkopen (papier, software, literatuur en veel meer) als aftrekpost op te voeren. Je wordt eigenlijk een vooruitgeschoven post van de Belastingdienst. Een gezonde onderneming heeft meestal meer inkomsten dan uitgaven en draagt dus elk kwartaal btw af. Alleen bij grote uitgaven, zoals een nieuwe computer, krijg je soms geld terug na je aangifte. Maar let op: je moet de verhouding tussen creatief en commercieel werk mee laten wegen. Als je op jaarbasis 40 procent van je omzet uit bijklussen haalt, mag je maar 40 procent van de betaalde btw opvoeren als aftrekpost. Tenzij je specifiek voor je commerciële werk iets hebt aangeschaft dat niet relevant is voor je creatieve werk, dan mag je daarvan de volle mep opvoeren in de btw-aftrek.

Wanneer moet je actie ondernemen?

Krijg je nooit het verzoek om aangifte te doen, dan ziet de Belastingdienst je waarschijnlijk sinds de start van je bedrijf niet als ondernemer voor de btw, of je bent niet ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Dat kun je zo laten, als het past bij jouw zakelijke werkelijkheid. Voor auteurs is een KvK-registratie niet verplicht. De wet verplicht je echter wel om je te registreren als ondernemer wanneer het commercieel bijklussen meer dan 1800 euro per jaar oplevert.

Ik ontdek dat ik btw moet gaan afdragen, wat nu?

Je vraag een btw-identificatienummer aan en je gaat voortaan aangifte doen. Bovenop al je commerciële facturen moet je 21 procent btw rekenen. Dat klinkt als een vervelende boodschap voor je klanten, maar de zakelijke wereld is gewend aan btw-heffing. Daar vinden financiële afdelingen het eerder vreemd als een leverancier geen btw rekent.

Moet ik voor die paar duizend euro bijklussen echt een btw-administratie optuigen?

Je kunt van de btw-verplichtingen af als je commerciële opbrengsten onder de 20.000 euro per jaar blijven. Ook voor de Belastingdienst is de verwerking en controle van allerlei kleine btw-aangiftes veel werk, zelfs binnen het geautomatiseerde systeem. Daarom bestaat de kleine ondernemersregeling. Kom je daarvoor in aanmerking, dan hoef je geen btw in rekening te brengen aan je klanten. De grens om mee te mogen doen ligt bij 20.000 euro omzet per jaar. Dat gaat niet over je volledige omzet, maar alleen over het deel dat binnen de btw-regels valt. Dat moet je wel kunnen aantonen. Houd de omzet van commercieel en creatief werk dus apart bij in je administratie. Dreigt de commerciële teller tegen het eind van het jaar boven de 20.000 euro uit te komen, wacht dan even met een factuur naar een klant te sturen tot het volgende jaar. Want anders moet je minstens drie jaar lang opnieuw btw gaan berekenen en afdragen.

Hoe zit het binnen die vrijstelling dan met de btw op papier, computer en zo?

Als je geen btw in rekening brengt bij je klanten, heb je geen btw-administratie. De betaalde btw op je aankopen valt onder je bedrijfskosten. In je boekhouding voer je gewoon op wat je hebt afgerekend.

Ik wil meer weten, wat nu?

De Auteursbond kan geen persoonlijk financieel advies geven. Op de jaarlijkse belastingavond in april behandelen we met de experts van NAHV Belastingadviseurs de meest voorkomende vragen rond de aangifte inkomstenbelasting. Zorg dat je er niet alleen voor staat: je boekhouder, accountant en collega’s kunnen je verder helpen.