Auteur en btw, hoe zit dat?

Leven van de pen betekent administratie als ondernemer, en in sommige gevallen komt daar de omzetbelasting of btw aan te pas. Hoewel veel creatief werk is vrijgesteld van btw-heffing, geldt dat niet voor commercieel bijklussen. Dit artikel geeft een globaal overzicht van de btw-opties voor de beroepsgroepen binnen de Auteursbond. Het artikel beoogt basiskennis over te dragen. Dit is geen financieel advies, daar kun je voor terecht bij je boekhouder of accountant.

Wanneer is een schrijver btw-plichtig?

Stel, je schrijft misdaadromans, filmscenario’s of jeugdboeken en je inkomsten bestaan uit voorschotten, royalty’s en de collectieve uitkeringen van Lira. Dan heb je wegens de vrijstelling voor schrijvers en anderen geen btw-verplichtingen, ook niet over de vergoeding van optredens in bibliotheken of scholen die gebaseerd zijn op je eigen werk. Het kan anders worden als je voor bedrijven een bijdrage levert aan het jaarverslag, je eigen boeken verkoopt tijdens lezingen of redactiewerk doet voor een uitgeverij. Nog wat van zulke btw-plichtige klussen zijn adviezen geven, reclameteksten schrijven of tegen vergoeding optreden in een tv-quiz.

De Belastingdienst heeft gedetailleerde lijsten van wat wel en niet onder de btw-plicht valt, maar je kunt het meestal zelf wel bedenken. Creatief werk is vrijgesteld, handel en dienstverlening zijn btw-plichtig, meestal voor het hoge tarief van 21 procent en soms voor het lage tarief van 9 procent zoals bij boekenverkoop.

Is het voordelig of nadelig om ondernemer voor de btw te zijn?

Btw-plichtig zijn betekent administratieve lasten, maar ook de gelegenheid om de btw op je inkopen (papier, software, literatuur en veel meer) als aftrekpost op te voeren. Je wordt eigenlijk een vooruitgeschoven post van de Belastingdienst. Een gezonde onderneming heeft meestal meer inkomsten dan uitgaven en draagt dus elk kwartaal btw af. Alleen bij grote uitgaven, zoals een nieuwe computer, krijg je soms geld terug na je aangifte. Maar let op: je moet de verhouding tussen creatief en commercieel werk mee laten wegen. Als je op jaarbasis 40 procent van je omzet uit bijklussen haalt, mag je maar 40 procent van de betaalde btw opvoeren als aftrekpost. Tenzij je specifiek voor je commerciële werk iets hebt aangeschaft dat niet relevant is voor je creatieve werk, dan mag je daarvan de volle mep opvoeren in de btw-aftrek.

Wanneer moet je actie ondernemen?

Krijg je nooit het verzoek om aangifte te doen, dan ziet de Belastingdienst je waarschijnlijk sinds de start van je bedrijf niet als ondernemer voor de btw, of je bent niet ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Dat kun je zo laten, als het past bij jouw zakelijke werkelijkheid. Voor auteurs is een KvK-registratie niet verplicht. De wet verplicht je echter wel om je te registreren als ondernemer wanneer het commercieel bijklussen meer dan 1800 euro per jaar oplevert.

Ik ontdek dat ik btw moet gaan afdragen, wat nu?

Je vraag een btw-identificatienummer aan en je gaat voortaan aangifte doen. Bovenop al je commerciële facturen moet je 21 procent btw rekenen. Dat klinkt als een vervelende boodschap voor je klanten, maar de zakelijke wereld is gewend aan btw-heffing. Daar vinden financiële afdelingen het eerder vreemd als een leverancier geen btw rekent.

Moet ik voor die paar duizend euro bijklussen echt een btw-administratie optuigen?

Je kunt van de btw-verplichtingen af als je commerciële opbrengsten onder de 20.000 euro per jaar blijven. Ook voor de Belastingdienst is de verwerking en controle van allerlei kleine btw-aangiftes veel werk, zelfs binnen het geautomatiseerde systeem. Daarom bestaat de kleine ondernemersregeling. Kom je daarvoor in aanmerking, dan hoef je geen btw in rekening te brengen aan je klanten. De grens om mee te mogen doen ligt bij 20.000 euro omzet per jaar. Dat gaat niet over je volledige omzet, maar alleen over het deel dat binnen de btw-regels valt. Dat moet je wel kunnen aantonen. Houd de omzet van commercieel en creatief werk dus apart bij in je administratie. Dreigt de commerciële teller tegen het eind van het jaar boven de 20.000 euro uit te komen, wacht dan even met een factuur naar een klant te sturen tot het volgende jaar. Want anders moet je minstens drie jaar lang opnieuw btw gaan berekenen en afdragen.

Hoe zit het binnen die vrijstelling dan met de btw op papier, computer en zo?

Als je geen btw in rekening brengt bij je klanten, heb je geen btw-administratie. De betaalde btw op je aankopen valt onder je bedrijfskosten. In je boekhouding voer je gewoon op wat je hebt afgerekend.

Ik wil meer weten, wat nu?

De Auteursbond kan geen persoonlijk financieel advies geven. Op de jaarlijkse belastingavond in april behandelen we met de experts van NAHV Belastingadviseurs de meest voorkomende vragen rond de aangifte inkomstenbelasting. Zorg dat je er niet alleen voor staat: je boekhouder, accountant en collega’s kunnen je verder helpen.

Nieuwe renseigneringsplicht ingegaan op 1 januari 2022

Al vorig jaar is een nieuwe renseigneringsplicht voor werkgevers (ook opdrachtgevers) en collectief beheersorganisaties (cbo’s) ingegaan. Met het afronden van 2022 merkten ook auteurs daar wat van.

Wat is de renseigneringsplicht?

Kort gezegd is er een wettelijke basis gekomen op grond waarvan werkgevers en cbo’s enkele (persoons)gegevens van derden die zij uitbetalen mogen en moeten verstrekken aan de Belastingdienst. De persoonsgegevens die het betreft zijn de NAW-gegevens, alsmede de geboortedatum en het bsn. Daarnaast worden ook de uitbetaalde bedragen (inclusief de onkostenvergoeding) aan de Belastingdienst doorgegeven.

Ook uitgevers en producenten (en andere opdrachtgevers) moeten op grond van deze nieuwe plicht bovengenoemde persoonsgegevens van hun auteurs aan de Belastingdienst verstrekken, tenzij de betrokken auteur met facturen werkt – en zodoende de gegevens reeds bekend zijn bij de Belastingdienst. Omdat uiteraard lang niet alle auteurs met facturen werken, kan het zijn dat uitgevers en producenten om de bij hen ontbrekende gegevens zullen vragen.

Wat zijn de consequenties van het ten onrechte wel of geen btw afdragen?

Als jij geen btw hebt afgedragen, terwijl dat wel had gemoeten, dan kan de Belastingdienst een naheffing opleggen. Dit kan tot vijf jaar nadat je de belasting had moeten afdragen. Ook kan de Belastingdienst een boete opleggen.

Als een opdrachtgever btw aan jou heeft betaald terwijl dat niet hoefde, dan moet je dat melden bij de belastinginspecteur. Het moet dan wel gaan om een regelmatige en relatief grote onterechte afdracht (denk aan een grote opdrachtgever waar je veel werk voor verricht).

Wat zijn vrijgestelde journalistieke activiteiten?

Naast de schrijverswerkzaamheden zijn ook redactionele bijdragen aan een dagblad, tijdschrift, journalistieke website of een journalistiek programma (radio of televisie) vrijgesteld van btw. Wanneer een journalist optreedt in bijvoorbeeld een televisieprogramma is dat wél belast

Wanneer zijn schrijverswerkzaamheden vrijgesteld van btw?

Schrijverswerkzaamheden zijn meestal vrijgesteld van btw. Hieronder valt ook het componeren van muziek, het creëren van cartoons, en het vertalen van boeken, verhalen en scenario’s. Hetzelfde geldt voor veel journalistiek werk. Wat wel belast wordt: het schrijven van reclame- en zakelijke teksten, in opdracht geschreven informatieve teksten (denk bijvoorbeeld aan gebruiksaanwijzingen of brochures), en het uitgeven van publicaties. Uitgeven in eigen beheer is dus niet vrijgesteld van btw.